Conteo de inventario físico, tips para el éxito

Es usted uno de los que piensan que realizar el inventario físico es algo tedioso y dificil?, veamos como podemos convertir esa opinión en una ventaja de negocio.
Una tarea tediosa, contar la mercancía de la tienda o almacén puede llevar muchas horas, y para algunos comerciantes, también requiere cerrar la tienda temporalmente.
Pero aun cuando no sea de su agrado esa dificil tarea, es imprescindible contar con certidumbre de su inventario. Recuerde que estamos hablando de dinero y por tanto, de la seguridad de su negocio.
Mantener una estrecha vigilancia sobre el stock que tiene en papel frente a lo que está realmente en la tienda le permite mantener la precisión del inventario, detectar las causas de la pérdida y garantizar que siempre tenga la cantidad correcta de stock en el momento adecuado.

Antes de continuar, veamos primero qué es un conteo de inventario físico.

¿Qué es un conteo de inventario físico?

Un conteo de inventario físico es la práctica de contar sus productos minoristas en persona. El proceso generalmente involucra a un miembro del personal minorista (o equipo de trabajadores) que recorre el piso de ventas y la sala de existencias del minorista y cuenta cada artículo. Luego, los datos se registran manualmente, con lápiz y papel o electrónicamente con un dispositivo móvil.

 El objetivo de un conteo de inventario físico es auditar el inventario de una tienda o almacen y garantizar que los datos de existencias que el minorista tiene en papel coincidan con el inventario que está realmente en la tienda.
 Para facilitarle esta tarea, hemos compilado algunos consejos prácticos para establecer su proceso de conteo de inventario físico, realizar conteos de inventario y más. Échales un vistazo a continuación:

Considere contar el cíclico, cuando de inventarios hablamos.

¿Alguna vez ha intentado contar el cíclico (también conocido como inventario parcial)? Es el proceso de contar parcialmente la mercancía de forma continua para que pueda controlar los niveles de existencias sin interrumpir el horario de la tienda. Conocido como uno de los métodos de conteo de inventario más eficientes para los minoristas, el conteo cíclico se puede hacer a diario o semanalmente (generalmente antes de que la tienda abra) y puede liberarlo de tener que hacer conteos de inventario completos.

De acuerdo a la experiencia en las distintas tiendas, el cíclico, permite realizar conteos diarios sin detrimento del tiempo productivo, el único requisito es tener bien definido el mecanismo de operación y evaluación, de tal forma que el personal operativo lo haga con sencillez y que sea fácil y rápidamente auditable.

Un cíclico rutinario evita la necesidad de sufrir con una gran bola de nieve al final del año, ya que se atiende el origen del problema cuando es pequeño aun, y de hecho muchas veces se evita.
Por otro lado, si el conteo cíclico no es de su agrado, o si siente que tiene que hacer un conteo completo del inventario además de las existencias parciales (como hacen algunos minoristas), los siguientes consejos deberían facilitarle la vida

1. Programe con anticipación su inventario físico

El momento de su proceso de conteo de inventario es muy importante, así que piense cuándo (y a qué hora) programar sus conteos, y luego planifique con anticipación.

¿Cuándo se suele hacer un inventario físico?

La cuestión de cuándo (y con qué frecuencia) debe realizar conteos completos de inventario físico realmente depende de usted. Algunas tiendas lo hacen una vez al año, otras lo realizan cada dos años, mientras que otras tiendas lo hacen con mayor frecuencia.

Una recomendación es hacer el conteo en la fecha en que su inventario es mas bajo, así como sus operaciones de compra y venta, de acuerdo al ciclo de su negocio, cuando la rotación de sus SKU están potencialmente en su punto más bajo.

Sin embargo, sea lo que sea que decida, querrá establecer una fecha con bastante anticipación (semanas o incluso meses antes) y asegurarse de que sus empleados sepan lo que está por venir. En esta etapa, debe anotar los nombres de las personas que lo ayudarán con su conteo de inventario físico. Asegúrese de que puedan estar disponibles en la fecha decidida.

Idealmente, no querrá detener las operaciones de la tienda, por lo que si puede administrarlo, programe su conteo de inventario después del horario comercial. Pero si esto no es posible y necesita cerrar la tienda por un día o varias horas, asegúrese de informar a sus clientes.

Alerte a los clientes habituales que se cerrará en una fecha determinada, informe verbalmente a las personas cuando estén en su tienda y muestre un letrero fuera de su tienda o en el mostrador de pago que detalla la fecha y las horas en que se cerrará y por qué.

2. Utilice escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de conteo de existencias

Tradicionalmente, los conteos de inventario físico se realizan con un bolígrafo y papel. El personal usaría una hoja de conteo de inventario físico para contar los productos y conciliar los datos en su sistema.

Si bien este método puede hacer el trabajo, es muy ineficiente y requiere una doble entrada. Sin mencionar que, ya que contar el inventario físicamente ya es una tarea "manual", lo último que necesita es contar y registrar datos manualmente.
Si está utilizando un software de administración de inventario, verifique si ofrece funciones de conteo de inventario que pueda usar.

La capacidad de conteo de inventario de Aristo, por ejemplo, permite a los minoristas hacer un conteo de sus existencias de la manera más sencilla posible. Aristo Cedis, esta basado en las mejores prácticas de organización y ha aplicado la tecnología digital para dar sencillez a la operación del inventario, precisión a los resultados y validación a la información. De tal forma que el resultado final sea el requerido para el fin del conteo.

Si ya está utilizando Aristo, consulte nuestras nuevas funciones de inventario y aproveche las ventajas la próxima vez que realice conteos de inventario físico en sus tiendas.

Las tecnologías que debe considerar son:

• Conteo con dispositivos móviles
• Integración de la información de forma inalámbrica
• Software de gestión de la información de inventarios, para cerrar y aplicar las existencias reales.
• RFID: ¿necesita una herramienta más sofisticada para el conteo de inventario? Considere la tecnología RFID. Abreviatura de identificación por radiofrecuencia, RFID le permite incrustar chips en el embalaje de su mercancía para que pueda rastrear fácilmente su ubicación. RFID es realmente útil, no solo desde una perspectiva de prevención de pérdidas, sino también cuando se trata de mantener la precisión del inventario.
      

3. Elabore el mapa o layout de su almacén o piso de venta

Elabore el el mapa de las ubicaciones de todo el almacén o tienda, absolutamente todos, anaqueles, tarimas, estantes, paredes, todos los lugares donde tiene, ha tenido y podría tener mercancía.

Identifique cada ubicación del mapa, de acuerdo a su distribución y modo de acceso, digamos, Bodega, área, anaquel, pasillo, charola.

Al hacerlo, obtendrá una vista rápida de su tienda y le facilitará la asignación de personas a cada sección para que pueda determinar la mejor manera de llevar a cabo el proceso de conteo (es decir, dónde comenzar a contar, cómo moverse). la tienda).
 Su mapa también puede servir como una práctica lista de verificación cuando realmente está contando productos. Puede marcar las secciones que ya se han contado, lo que facilita ver cuánto ha completado.

4. Etiquetar cajas y estantes

Cuando llega el momento de contar el inventario, es necesario tener todo en un lugar marcado. Esas cajas sueltas y paletas perdidas sin hogar son a menudo los problemas que vuelven a atormentarte mientras intentas reconciliarte. Incluso si tiene que hacer nuevas ubicaciones temporales durante la cuenta, coloque todo en un lugar bien marcado y definido, y déjelo allí.

Mientras lo hace, asegúrese de que todo esté donde debería estar. Camine por la tienda o el almacén y esté atento a los artículos que no están en su lugar adecuado. ¿Hay camisetas sin mangas al acecho en la sección de calzado? ¿Alguien etiquetó mal una caja de mercancía? Asegúrese de corregir estos problemas antes de comenzar a contar.

5. Piensa en artículos que están en el limbo

Cuando planifique sus conteos de inventario, averigüe cómo va a lidiar con las cosas que están en el limbo. Estos podrían incluir mercancías en tránsito, como pedidos pendientes de proveedores o productos que han sido devueltos. Idealmente, estos elementos deben procesarse y tratarse antes de realizar el conteo para evitar cualquier confusión posterior.

Lo mismo ocurre con los productos defectuosos. Si encuentra elementos dañados antes de que se realice el conteo, trátelos desde el principio.

6. Elija sabiamente sus "contadores" o auditores.

No asigne sus conteos de inventario a cualquier empleado. El grupo que realiza el conteo de sus acciones debe estar formado por empleados experimentados, así como por aquellos que puedan proporcionar nuevos ideas.
Necesitará miembros del equipo experimentados, ya que estos empleados estarían más familiarizados con sus políticas y la ubicación de los diferentes elementos. Sin embargo, alguien que está tan acostumbrado a su tienda o almacén puede pasar por alto pequeños problemas y detalles, por lo que tener personas que son un poco nuevas para el equipo puede ser beneficioso.
Otra opción es contratar contadores de inventario de terceros. Esto es útil si no cuenta con la experiencia o los recursos internos para realizar el conteo usted mismo. Ahora, el procedimiento de conteo real variará de un proveedor a otro. Es mejor consultar con su contador de acciones de terceros y seguir sus procesos.

7. Oriente a su personal

Asegúrese de que su equipo esté familiarizado con todos los pasos que realizó anteriormente. Si creó un mapa, muéstreles y asegúrese de que sepan dónde están asignadas las personas.

¿Cambió la posición de ciertos artículos o recuadros y secciones con etiquetas nuevas? Diles, o mejor aún, muéstrales. Dé un paseo con ellos en el piso de ventas o en el almacén para que puedan familiarizarse con todo. Esto hará que la tarea de contar y conciliar sea mucho más fácil.

Con el software Aristo Cedis, usted tiene la posibilidad de asignar las distintas ubicaciones del almacén a los distintos contadores, de acuerdo a las etapas de conteo, ya sea que realice conteo simple o doble, y posteriormente revisión de diferencias significativas. Todo este esquema lo debe pasar al personal que participa para que esten atentos de la importancia de su participación y el rol que les involucra en el trabajo de equipo.

8. Prepare comida y bebidas para su personal

El agua, los refrescos y algunas cajas de pizza ayudarán mucho a mantener a sus empleados felices y eficientes. Contar físicamente el inventario es un proceso tedioso, por lo que desea que su equipo se mantenga al tanto de su juego. Mantenerlos bien alimentados y regados les ayuda a hacer precisamente eso.

9. Control posterior: mantenga su inventario bajo control

¿Terminó de contar sus acciones? Tome medidas inmediatas para mejorar la precisión de su inventario. Así es cómo:

Vuelva a verificar y audite sus conteos lo antes posible: siempre es una buena idea verificar sus números de inventario antes de actualizar sus niveles de inventario, para asegurarse de que todo se haya contado correctamente. Y el momento de hacerlo es justo después de completar su conteo de inventario. La información debe estar fresca en su mente, así que evite posponer sus comprobaciones y auditorías de inventario.

Levante informes de inventario: al hacerlo, podrá analizar los datos y ver qué puede hacer para mejorar su negocio.

Esta tarea debe ser sencilla si su sistema de gestión de punto de venta o minorista tiene capacidades de informes y análisis minorista. Simplemente genere los informes correctos y estudie los datos para obtener información procesable. Alternativamente, puede usar una herramienta como la Plantilla de inventario de Excel para obtener los datos y la información que necesita.

Identifique zonas de alto riesgo: use sus informes de inventario para identificar zonas o regiones de alto riesgo en sus tiendas. Informe a su personal sobre estas áreas de alto riesgo y descubra cómo puede minimizar las pérdidas en esas regiones.
Compare varios informes de conteo de inventario completado: una vez que haya completado varios conteos durante un período de tiempo, es beneficioso examinar esos informes para poder detectar patrones. Esto lo ayudará a descubrir por qué se producen pérdidas o discrepancias, para que pueda tomar medidas preventivas en el futuro.

La comparación de informes anteriores con los actuales también lo ayudará a ver si sus prácticas de inventario están funcionando. ¿Las discrepancias disminuyen con el tiempo o no? Cualquiera sea el caso, lo único que debe averiguar es comparar los datos.

Atienda las diferencias

Si encuentra discrepancias, tome medidas inmediatas para llegar a la raíz de los problemas. Las diferencias a menudo se remontan a errores humanos, malas matemáticas o falta de documentación. En tales casos, deberá ajustar sus procesos. Documente sus procedimientos y automatice varios pasos para minimizar los errores. Por ejemplo, si está ingresando productos manualmente en su sistema, use un escáner de código de barras.

A veces, las discrepancias de inventario son causadas por razones más siniestras. Podría estar lidiando con robo o fraude en su tienda, en cuyo caso tendrá que investigar y tomar medidas para prevenir y detener los problemas.

Cualquiera sea el caso, la única forma de determinar con qué está tratando es realizar conteos de inventario regularmente, así que asegúrese de estar al tanto de esta tarea.

Concluyendo

Ya sea que esté manejando la administración de inventario utilizando Excel o esté utilizando una solución minorista como Aristo, el inventario es una parte crítica de la gestión de una tienda minorista.

Los inventarios suaves y sin dolor no ocurren por accidente. Los detalles se planifican con suficiente antelación y los productos, materiales y herramientas que utilizará se preparan de antemano. Si tiene la intención de hacer un conteo de inventario físico en el corto plazo, asegúrese de completar las tareas que mencionamos anteriormente. Hacerlo hará tu vida mucho más fácil.

¿Tienes algún otro consejo para hacer inventario físico? Háganos saber en los comentarios.